Casos de Sucesso

Cliente

CCDR do Alentejo

Sector Económico

Administração Pública

País

Portugal

Enquadramento

A CCDRA é um organismo da Administração Pública que tem por missão: "Executar as políticas de ambiente, de ordenamento do território e cidades e de desenvolvimento regional, promover a actuação coordenada dos serviços desconcentrados e apoiar tecnicamente as autarquias locais e as suas associações". A execução das suas vastas funções passa pela análise e tratamento de inúmeros documentos sob formalismos regulamentados. Dada a extensão do território objecto das suas competências bem como a abrangência das suas atribuições, compreende-se quão grande é a quantidade de documentos que recebe, envia e faz circular na respectiva organização.

A MoreData, por seu turno, dispõe de uma notável experiência na área da gestão documental, seja através de sistemas desenvolvidos à medida das conveniências dos clientes, seja através da da adaptação, e implementação, de pacotes de software já existentes.

O Problema

A CCDRA, a exemplo de muitos outros organismos estatais, dispõe de um órgão, com funções de “Expediente”, que formaliza a recepção e o envio dos documentos, trocados entre a organização e o exterior.

Aqueles documentos, que na sua esmagadora maioria não são gerados nem tratados no órgão de expediente, são processados por vários técnicos, e de vários serviços. O processamento significa frequentemente que os documentos têm de ser modificados, aprovados, embora também se dê o caso de haver documentos apenas enviados para conhecimento e arquivo.

O problema colocado é o de responder eficazmente aos desafios da gestão de todo o enorme fluxo de documentos físicos, recebidos pelo correio tradicional, de documentos electrónicos, recebidos por email, ou de faxes. O apoio de ferramentas informáticas adequadas, capazes de gerir todos os fluxos envolvidos, e que permitam a desmaterialização –digitalização de documentos em suporte de papel - a fim de facilitar a respectiva visualização para efeitos de consulta ou de aprovação, pode revelar-se da maior utilidade.

Solução

Perante as dificuldades na gestão dos documentos da CCDRA, a equipa da MoreData concebeu e desenvolveu um sistema de gestão documental, capaz de geriro fluxo de documentos no interior da organização, incluindo o respectivo arquivo e indexação em formato eletrónico.

O sistema está baseado no software Alfresco, líder na gestão documental open-source, acrescido de um sistema de workflow, visualização e classificação próprio.

A interface da aplicação funciona totalmente num browser, pelo que o sistema pode ser facilmente usado em qualquer local, descentralizado ou não, da CCDRA.

Benefícios

Com o sistema de gestão documental baseado em Alfresco, a CCDRA passou a poder digitalizar todos os documentos recebidos ou gerados pela sua organização, em qualquer dos vários locais em que desenvolve as suas actividades.

O fluxo dos documentos passou a ser imediato, eliminando-se assim as esperas induzidas pelas respectivas transferências interdepartamentais e/ou entre técnicos e dirigentes..

Os documentos físicos, em suporte de papel, passaram a poder ser arquivados à “entrada” na instituição, evitando a intervenção humana no seu transporte entre serviços e/ou locais.

Em suma, além dos assinalados ganhos em eficácia, a CCDRA também ganhou em eficiência nesta actividade, desde logo pela poupança em recursos humanos, que foram libertados para o desempenho de outras tarefas, em outras áreas.